Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Pondok Pesantren Al-Khoirot Malang bersama PT Santriplus Teknologi Nusantara (pengembang aplikasi Al-Khoirot) mengumpulkan, memakai, menyimpan, membagikan, dan menghapus data pribadi Anda ketika Anda memakai aplikasi Android Al-Khoirot, situs psb.alkhoirot.com, atau layanan pendaftaran santri baru di lingkungan Pondok Pesantren Al-Khoirot Malang.

1. Siapa yang mengendalikan data

Untuk data santri, calon santri, wali santri, dan pegawai, pengendali data adalah Pondok Pesantren Al-Khoirot Malang, Jl. KH Syuhud Zayyadi 01, Karangsuko, Pagelaran. . Lembaga inilah yang menentukan data apa yang dicatat dan untuk keperluan apa.

PT Santriplus Teknologi Nusantara adalah pengembang aplikasi dan pemroses data: kami menyediakan perangkat lunak, menyimpan data di server kami, dan hanya memproses data atas instruksi lembaga — kecuali untuk kewajiban hukum, keamanan sistem, dan penyediaan dukungan teknis.

2. Data yang kami kumpulkan

Kami mengumpulkan data dalam kategori berikut. Kolom "wajib" menandakan data yang harus ada agar layanan dapat berjalan.

Kategori	Contoh data	Wajib?
Identitas akun	Nama lengkap, username, alamat email, nomor WhatsApp, kata sandi (disimpan dalam bentuk hash, bukan teks asli), foto profil, peran (santri/wali/pegawai/admin).	Wajib
Pendaftaran santri baru (PSB)	NIK/NISN, tempat & tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, asal sekolah, data ayah/ibu/wali, serta berkas unggahan seperti KK, akta kelahiran, ijazah, rapor, dan pasfoto.	Wajib untuk mendaftar
Data akademik & kesantrian	Kelas, nilai, catatan hafalan, absensi, pelanggaran, perizinan/pulang, catatan asrama, dan catatan kesehatan di UKS.	Wajib selama menjadi santri
Data keuangan	Tagihan, pembayaran SPP, saldo tabungan santri, transaksi kantin, dan riwayat pembayaran.	Wajib bila memakai layanan keuangan
Komunikasi	Pesan chat antar pengguna aplikasi, lampiran yang Anda kirim, dan riwayat notifikasi.	Opsional (hanya bila dipakai)
Perangkat & teknis	Model perangkat, versi Android, token notifikasi (Firebase), alamat IP, waktu akses, dan catatan galat. Dipakai untuk keamanan dan perbaikan.	Otomatis
Lokasi perkiraan	Koordinat perkiraan saat Anda membuka fitur jadwal sholat, untuk menghitung waktu sholat di lokasi Anda. Bila izin ditolak, aplikasi memakai lokasi bawaan (Jakarta) dan tetap berfungsi.	Opsional

Kami tidak mengakses daftar kontak, SMS, riwayat panggilan, mikrofon, atau lokasi latar belakang (background location) Anda.

3. Izin perangkat (Android)

Aplikasi Al-Khoirot meminta izin berikut, dan hanya memakainya untuk fungsi yang disebut:

• Internet — mengambil dan mengirim data ke server Pondok Pesantren Al-Khoirot Malang.
• Notifikasi — pemberitahuan tagihan, pengumuman, pesan, dan pengingat jadwal.
• Alarm & pengingat — agar pengingat jadwal sholat/kegiatan tetap muncul tepat waktu.
• Lokasi (perkiraan/presisi) — hanya untuk menghitung jadwal sholat. Tidak dipakai untuk pelacakan.
• Penyimpanan/berkas — hanya saat Anda memilih dokumen atau gambar untuk diunggah (mis. berkas PSB).

Semua izin dapat dicabut kapan saja melalui Pengaturan → Aplikasi → Al-Khoirot → Izin.

4. Cara kami memakai data

• Memproses pendaftaran santri baru, verifikasi berkas, dan pengumuman hasil seleksi.
• Menjalankan operasional pesantren: absensi, penilaian, hafalan, perizinan, asrama, dan UKS.
• Menampilkan tagihan, menerima pembayaran, dan mencatat tabungan/kantin.
• Mengirim notifikasi, pengingat, dan pesan layanan (mis. kode OTP, status pendaftaran).
• Menjaga keamanan sistem: mendeteksi penyalahgunaan, mencegah spam, dan menelusuri galat.
• Menyusun laporan agregat untuk pengelola pesantren (tanpa identitas pribadi yang tidak perlu).

Kami tidak memakai data Anda untuk iklan bertarget, profiling komersial, maupun menjualnya kepada broker data.

5. Pembagian data ke pihak ketiga

Data hanya dibagikan kepada pihak yang membantu layanan berjalan, sebatas yang diperlukan:

• Penyedia infrastruktur — server/VPS dan penyimpanan berkas tempat data disimpan.
• Payment gateway (mis. Midtrans/Duitku) — nama, nomor tagihan, dan nominal saat Anda membayar online. Data kartu/rekening tidak pernah masuk ke server kami.
• Penyedia email & WhatsApp gateway — alamat email/nomor WhatsApp Anda, untuk mengirim OTP dan notifikasi.
• Google Firebase Cloud Messaging — token perangkat, untuk mengantar notifikasi push.
• Otoritas berwenang — bila ada perintah hukum yang sah.

Setiap pihak ketiga terikat kontrak dan hanya boleh memakai data untuk layanan yang diminta. Kami tidak menjual, menyewakan, atau menukar data pribadi kepada pihak lain.

6. Penyimpanan & masa retensi

Jenis data	Masa simpan
Akun aktif	Selama akun digunakan.
Akun yang dihapus atas permintaan	Data pribadi dihapus/dianonimkan paling lambat 14 hari kerja setelah permintaan diverifikasi; salinan cadangan terhapus maksimal 90 hari.
Berkas pendaftaran yang tidak dilanjutkan	12 bulan sejak pendaftaran, lalu dihapus.
Catatan keuangan (tagihan, pembayaran, tabungan)	10 tahun, sesuai kewajiban dokumen perusahaan/perpajakan Indonesia. Disimpan tanpa data yang tidak diperlukan.
Log keamanan & galat	90 hari.
Statistik agregat (tanpa identitas)	Tidak dibatasi; tidak dapat dikembalikan menjadi data pribadi.

7. Keamanan data

• Koneksi memakai HTTPS/TLS; kata sandi disimpan sebagai hash, bukan teks asli.
• Data tiap pesantren dipisahkan (isolasi multi-penyewa) sehingga tidak dapat saling diakses.
• Akses internal dibatasi berdasarkan peran; setiap perubahan penting dicatat.
• Cadangan (backup) dibuat berkala dan diuji pemulihannya.

Tidak ada sistem yang 100% bebas risiko. Bila terjadi kebocoran data yang berdampak pada Anda, kami akan memberitahukan melalui email/WhatsApp dan otoritas terkait sesuai ketentuan yang berlaku.

8. Hak Anda

Sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak:

1. Mengetahui data apa yang kami simpan tentang Anda dan mendapat salinannya.
2. Memperbaiki data yang tidak akurat.
3. Meminta penghapusan akun dan/atau data pribadi tertentu.
4. Menarik persetujuan (mis. izin lokasi atau notifikasi) kapan saja.
5. Mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu dan meminta pembatasan pemrosesan.
6. Mengajukan keluhan kepada kami, dan bila tidak selesai, kepada otoritas pelindungan data.

Permintaan kami tanggapi paling lambat 14 hari kerja setelah identitas Anda terverifikasi. Kami dapat meminta bukti kepemilikan akun (email/WhatsApp terdaftar) untuk mencegah penghapusan data orang lain.

9. Menghapus akun & data

Ada dua cara menghapus akun pada layanan Pondok Pesantren Al-Khoirot Malang:

1. Melalui formulir web (tanpa perlu memasang aplikasi): buka psb.alkhoirot.com/hapus-akun, isi nama, email, dan nomor WhatsApp yang terdaftar, lalu kirim. Anda akan menerima kode tiket sebagai bukti permintaan tercatat.
2. Melalui email/WhatsApp: kirim permintaan ke admin@alkhoirot.com atau WhatsApp 0822-2667-4747 dengan subjek "Hapus Akun".

Yang dihapus: profil akun, foto, riwayat chat, preferensi, token notifikasi, dan data pribadi lain yang tidak wajib disimpan.

Yang mungkin tetap disimpan: catatan pembayaran/tagihan (kewajiban pajak), catatan akademik yang menjadi arsip resmi pesantren, dan log keamanan — dengan masa simpan terbatas seperti pada bagian 6.

10. Data santri di bawah umur

Sebagian santri berusia di bawah 18 tahun. Untuk mereka, pendaftaran dan persetujuan dilakukan oleh orang tua atau wali yang sah. Kami hanya memproses data santri untuk kepentingan pendidikan dan operasional pesantren, tidak untuk iklan, dan tidak membagikannya ke publik kecuali Anda (wali) memberikan izin — misalnya untuk publikasi prestasi atau galeri kegiatan.

11. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui bila layanan atau ketentuan berubah. Versi terbaru selalu tersedia di halaman ini dengan tanggal berlaku yang diperbarui. Perubahan penting akan diberitahukan melalui aplikasi atau email.

12. Hubungi kami

Pengembang aplikasi: PT Santriplus Teknologi Nusantara · Aplikasi: Al-Khoirot (id.santriplus.mobile) · Dukungan: info@santriplus.id